Responsabilidad del Comité de Administración con la Comunidad

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Silvio Borie Cervellino
Director Comercial de Clear Auditores

Es indispensable que las comunidades y su directiva cuenten con la asesoría de especialistas y conozcan las áreas de gestión en que deben estar involucrados e informados, para que logren actuar a tiempo en caso de errores o mal uso de los recursos comunes. En este sentido, tal como existen sellos y certificaciones obligatorias para los edificios, la Ley de copropiedad inmobiliaria debería considerar una auditoría anual a la situación financiera, administrativa y legal de las comunidades.

La edificación en altura y las Comunidades acogidas a la Ley de copropiedad inmobiliaria están teniendo un fuerte aumento. Es más, en Chile existen más de 30 mil edificios y el 23,7% de la población vive en comunidad, según informa el Senado con motivo del proyecto que busca impulsar una nueva ley en esta materia.

En este ambiente creciente y con una ley desactualizada- que continúa sin resolver las obligaciones poco claras de la administración y el Comité, la rendición de cuentas insuficiente de parte de ellos con la comunidad y no permite una participación real de copropietarios y arrendatarios en la decisiones-, podemos observar una serie de problemas desde las primeras ventas de un proyecto inmobiliario por garantías, prorrateo, fondo operacional; los que se ven aumentados cuando los copropietarios forman el primer Comité de Administración y no tienen claro lo que están recibiendo, provocando dudas sobre el manejo de dineros y riesgo de multas por incumplimiento de leyes laborales y certificaciones.

En este sentido, es indispensable que las comunidades y su directiva cuenten con la asesoría de especialistas y conozcan las áreas de gestión en que deben estar involucrados e informados, para que logren actuar a tiempo en caso de errores o mal uso de los recursos comunes. En este sentido, tal como existen sellos y certificaciones obligatorias para los edificios, la Ley de copropiedad inmobiliaria debería considerar una auditoría anual a la situación financiera, administrativa y legal de las comunidades.

Una de estas áreas es la contable, la que incluye los ingresos por Gastos Comunes, intereses, multas y uso de espacios comunes, así como los egresos por pago a trabajadores, proveedores y seguros. El Comité debe revisar cómo se registra cada movimiento, el uso del comprobante de pago y su correlativo, ver que los ingresos se reciban sólo con cheque o transferencia y velar porque cada gasto tenga respaldo fehaciente y fidedigno.

Otra área de gestión es la administrativa, en la que es necesario supervisar que la mantención de jardines, piscina y otros se realice correctamente, a un precio acorde al mercado. Además, revisar los contratos de mantención de ascensores, bombas y calderas, ver que las visitas técnicas se cumplan y se registren. Asimismo, crear y respetar el proceso de autorización de pago, cotizaciones, y verificar la vigencia de seguros, certificaciones y sellos.

Por último, está el área legal. Para evitar demandas y multas, se deben revisar contratos, anexos, liquidaciones, imposiciones, capacitaciones y usar correctamente el libro de asistencia y de remuneraciones, cumpliendo con leyes laborales, días de descanso, vacaciones y horas extras.

Toda esta información y procesos que el Comité debe revisar requiere tiempo y conocimientos específicos. Por nuestra experiencia, podemos afirmar que muchas veces los Comités de administración no manejan la Ley de copropiedad inmobiliaria y no han leído el reglamento de su propia comunidad. En este sentido, una auditoría les permitiría entender su situación y, a su vez, entregaría recomendaciones claras de mejora, logrando ahorros, eficiencia y tranquilidad para todos en el corto plazo.

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